Hợp thức hóa lãnh sự là một thủ tục hành chính nhằm xác nhận giá trị của một văn bản được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài, kiểm tra tính xác thực của chữ ký cũng như tư cách của người ký văn bản đó.
Ý nghĩa của việc hợp pháp hóa lãnh sự là việc xem liệu rằng, giấy tờ, tài liệu của nước ngoài đã được đóng dấu, ký tên bởi đúng người, đúng chức vụ và không bị giả mạo chứ không chứng thực nội dung bên trong của tài liệu, giấy tờ nước ngoài đó.
Các tài liệu cần hợp pháp hóa lãnh sự tại Việt Nam đó chính là các tài liệu được ban hành bởi cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài nhằm mục đích thực hiện các công việc, thủ tục tại Việt Nam
Đây là một thủ tục hành chính quan trọng khi làm hồ sơ, giấy tờ liên quan đến quốc gia thứ 2 ngoài Việt Nam. Khi những tài liệu, hồ sơ đã được hợp pháp hóa sẽ được công nhận và có giá trị khi sử dụng tại Việt Nam và quốc gia thứ 2
QUY TRÌNH HỢP PHÁP HÓA
Bước 1: Xin chứng nhận lãnh sự của cơ quan có thẩm quyền ở nước cấp giấy tờ.
- Chuẩn bị hồ sơ theo yêu cầu và nộp tại cơ quan ngoại giao có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự của nước cấp giấy tờ.
- Ở Việt Nam cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự là Cục lãnh sự Hà Nội hoặc Sở ngoại vụ TP. Hồ Chí Minh.
- Ở nước ngoài, cơ quan có thẩm quyền có thể là Bộ ngoại giao hoặc một cơ quan khác do pháp luật nước đó quy định.
Bước 2: Xin hợp pháp hóa lãnh sự của cơ quan ngoại giao có thẩm quyền của nước nơi giấy tờ được sử dụng.
- Chuẩn bị hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan đại diện ngoại giao có thẩm quyền hợp pháp hoá lãnh sự của nước nơi giấy tờ được sử dụng như Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán.
- Tiến hành xin dấu xác nhận từ lãnh sự quán hoặc Đại sứ quán.